“Por que raios estou sempre enrolado com as minhas coisas e não consigo ser produtivo?”. Já
se perguntou isso alguma vez? Você não está sozinho nessa.

O segredo das pessoas extremamente produtivas talvez seja aquilo que elas proativamente
evitam fazer. E não fazem por saber que são verdadeiros vilões da produtividade.

1. Não começam tarefas ou projetos sem um plano
Sabe aquele lance de você planejar o seu dia com antecedência? É a mesma regra. Se você
começa seu dia lendo emails e respondendo a tudo o que vai aparecendo pela frente, você
está sendo conduzido pela agenda dos outros. Iniciar uma atividade sem um plano aumenta a
chande de falhas no meio do caminho. “Saber para onde vamos é metade do caminho”. E não
se trata de gastar um tempão planejando, especialmente se a tarefa não for muito grande.
Perguntas que você pode se fazer: o que exatamente eu preciso entregar? Tenho toda a
informação de que preciso? Algum obstáculo aparente? Vou precisar de ajuda? A galera
produtiva sabe precisamente onde precisa chegar e quais são os passos até lá.

2. Não perdem tempo com distrações
“Vou só responder uma mensagenzinha para a família no WhatsApp”. Afinal de contas são
apenas alguns segundos, que não vão impactar o trabalho, certo? “Parece que este vídeo está
bombando no YouTube. Deixa eu dar uma olhada rápida”. Um videozinho de nada não
atrapalha ninguém…

As tentações e distrações à nossa volta são infinitas. E algumas são impossíveis de evitar,
como um filho pequeno com fome ou precisando de ajuda. Mas eliminar a grande maioria das
distrações é possível – e simples. Enquanto escrevo este post, estou com meu telefone no
modo avião. E como não tenho concentração de monge budista, eu coloco um timer de 30
minutos. Escrevo por meia hora e faço um intervalo de 3-5 minutos. E enquanto me dedico a
este post, não faço nada mais. Nada de ficar abrindo abas no browser ou respondendo emails
atrasados. Como disse Carl Newport, autor do livro Trabalho Focado (Deep Work), “para ter
produtividade máxima, é preciso trabalhar em intervalos de tempo estendidos com
concentração plena naquela tarefa, e livre de distrações”.

Tem gente que utiliza o fone de ouvido no escritório, onde em geral estamos rodeados de
colegas, como um sinal. Algo do tipo “estou concentrado neste momento; só me interrompa se
for mesmo necessário”.

3. Não fazem planos impossíveis de ser cumpridos
As pessoas superprodutivas em geral conhecem muito bem as suas habilidades e, logo, sua
capacidade de entrega. Assim, não planejam escrever um e-book de 80 páginas em um fim de
semana, mas um capítulo a cada X dias. E se sabem que tem que entregar o livro daqui a 3
meses, não vão deixar para começar no último mês. Quem nunca passou pela situação que a
gente vê na imagem abaixo? No início: “tranquilo…ainda tenho muito tempo”. No final,
dominado pelo pânico: “Deus do céu…eu devia ter começado antes! E agora?”

Ainda no capítulo planos impossíveis: ter listas de atividades (as to do lists) com uma infinidade
de tarefas é receita certa para frustração. Estas listas não podem ser enormes. Distribua as
atividades ao longo da semana. E se você tem mesmo uma quantidade absurda de coisas para
fazer hoje ou esta semana, é muito provável que você tenha deixado as atividades se
acumularem.

4. Não deixam as atividades mais importantes para o final
Os ninjas da produtividade começam o dia mandando bala na atividade mais
importante/complexa ou na que terá mais impacto, perguntando-se: se eu tiver que fazer
apenas uma tarefa no dia, qual será? É o que o autor Brian Tracy chama de “sapo”, em seu
livro Eat That Frog: 21 Great Ways to Stop Procrastinating.

Esse lance do sapo vem de uma famosa frase do escritor Mark Twain: “se a primeira coisa que
você precisa fazer no dia é comer um sapo vivo, ao menos você passará o resto do dia
sabendo que o pior já passou”.

As pessoas pouco produtivas fazem justamente o contrário. Mesmo identificando o “sapo”,
começam pelas atividades mais simples ou de pouco impacto. Ao final do dia, com a cabeça
cheia e a mente cansada, vão penar para dar conta da tarefa mais complexa. E, muitas vezes,
não vão conseguir terminar. Uma razão importante para encararmos o “sapo” pela manhã é
que, nesse período do dia, geralmente estamos com mais energia e disposição, com algumas
poucas exceções (tem gente que rende melhor à noite).

5. Não dizem SIM pra tudo
Como o tempo é finito, para cada “sim” é preciso um “não”. Ou seja, se você aceita fazer tudo o
que te pedem, precisará de uma estratégia para achar mais tempo: ou você cancela algumas
das tarefas da sua lista ou vai ter que dormir menos. Os superprodutivos não comparecem a
todas as reuniões para as quais são convidados, mas àquelas onde eles podem agregar valor
e contribuir com os temas a serem discutidos. Quanta gente participa de 5 a 10 reuniões por
dia quando, na verdade, poderia ir a 2 ou 3?

Não é que você tenha que sair dizendo não para todo mundo. Mas que você tenha critérios ao
topar as coisas, ou vai se enforcar com sua própria corda. Se você se sente desconfortável em
negar pedidos, negocie prazos: “infelizmente não consigo te ajudar agora, mas amanhã à tarde
eu tenho tempo para dar uma olhada no material”.

A não ser que a necessidade do outro seja
crítica, você não deveria penalizar a sua agenda. A gente acha que dizer não pode soar
grosseiro, mas não é bem assim. Dependendo da maneira como você diz não, ensinará aos
outros que, ao precisarem de ajuda, eles terão que se encaixar na sua agenda, e não o
contrário.

Esta lista poderia ser bem mais extensa. Mas resolvi focar no acredito ser os principais pontos
que as feras da produtividade NÃO praticam.
Sim, eu sei que a teoria sobre produtividade é simples e a implementação pode ser
desafiadora. Mas como tudo na vida, é uma questão de escolha. Decisões nada mais são
que trocas: você ganha de um lado, mas vai ter que largar algum osso do outro. Para se
tornar uma pessoa produtiva pra valer é necessário abandonar hábitos ruins, abrir mão de
algumas coisas e fazer as escolhas certas. Isso vai te permitir trabalhar naquilo que realmente
importa para você, seu negócio ou sua equipe no trabalho.