A maioria das pessoas não planeja o seu dia ou a sua semana. Simplesmente vão tocando as coisas em um esquema “deixa a vida me levar“, fazendo geralmente o que aparece pela frente. Um esquema 100% reativo – ou com proatividade nula, se você preferir. E há os que fazem planos, mas sem uma definição clara das prioridades. Esses acabam perdendo muito tempo nas atividades de menor impacto.

A respeito desse assunto, há uma sacada simples que vai te ajudar a avaliar o quão produtivas as suas semanas têm sido, e, com isso, você vai passar a planejar melhor os seus dias. A dica é do Dr. Benjamin Hardy, autor de livros como “Willpower Doesn’t Work”, ainda não lançado no Brasil.

Em um vídeo que postou recentemente, Hardy pergunta: “que nota, em uma escala de 0 a 10, você se daria pelos últimos 7 dias?“. A estratégia que ele recomenda é começar a dar notas para as suas semanas para avaliar, de forma eficaz, se seus dias têm rendido bem. O que está por trás disso é a lei de Pearson: quando medimos nossa performance, ela tende a melhorar. E se medirmos, aprendermos as lições e ajustarmos o que não está bem, o progresso será exponencial.

Faça como achar mais conveniente. Você pode colocar as notas em uma tabela no Excel, anotar num caderno ou num quadro onde você tenha as semanas lado a lado, usar algum aplicativo, enfim… Bem simples, não? O formato não importa muito. Fazer importa.

Mas cuidado para não preencher suas semanas com atividades pouco relevantes, executar todas elas, dar-se nota 10 e achar que você está arrebentando. Ser produtivo não é fazer um monte de coisas, mas fazer as coisas certas, realizar as atividades que vão te trazer mais impactos e melhores resultados. Talvez você já esteja cansado de ouvir falar da Lei de Pareto aplicada à produtividade, que diz que 80% dos seus resultados virão de 20% das suas atividades. Ou seja, quem não se planeja bem acaba gastando a maior parte do tempo em tarefas de baixo valor agregado.

Segundo o autor Jim Collins, “se você tem mais de três prioridades, então não tem nenhuma“. Ele sugere que você tenha não mais do que três atividades importantes por dia. Não é que o dia vai ser restrito a essas três, mas elas serão as que mais importam. O resto do tempo você vai preencher com tarefas menos relevantes. Obviamente, o mesmo vale para a semana: quais são as coisas que você não pode deixar de fazer esta semana?

Colocando foco no que realmente importa durante a semana, e conseguindo fazer o que planejou, você provavelmente vai se dar nota 9 ou 10. O que vai te deixar motivado para a semana seguinte. E, com isso, você vai aprendendo a como planejar melhor os seus dias e as suas semanas.

Dan Sullivan fala sobre como estamos sempre idealizando o nosso futuro e mudando o alvo. Hoje queremos ser isso, amanhã aquilo. No dia seguinte não sabemos direito onde queremos chegar. Ele sugere, então, que nos comparemos ao que éramos “ontem”, pois, assim, veremos progresso muito mais claramente e nos sentiremos vencedores. E quando alguém se sente assim, o desejo de seguir vencendo aumenta e a motivação para realizar (para “get things done“) cresce.

E se as primeiras notas para suas semanas forem 4 … 5… 6? Mau sinal? Fracasso? Não necessariamente. Talvez você não esteja planejando direito. Você pode estar fazendo um monte de coisas que no final das contas não vão impactar muito a sua semana ou mesmo a sua vida. Pode ser o 80/20 de novo! Ao programar dias e semanas, é fundamental incluir tarefas que estejam relacionadas às suas maiores aspirações. É claro que deixar coisinhas chatas de fora da lista não vai ser possível, mas elas não podem dominar a lista, sacou?

Se você já leu outros posts meus, sabe como insisto em falar sobre consistência. Se você for planejando suas semanas, dando notas a elas, entendendo o que não foi bem e replanejando de forma mais eficiente, não tenho nenhuma dúvida de que você vai ver progresso rapidamente. O segredo está em medir e avaliar o que você faz. E isso é algo que pouca gente coloca em prática. Como disse Peter Drucker, sem medir não há como controlar ou gerenciar nada.

Avaliar progresso fica mais fácil quando temos alguém para nos acompanhar. Ter esse alguém vai te ajudar a identificar onde você pode melhorar. “O que preciso fazer para melhorar as notas das minhas semanas de 7 para 10?“. Com a ajuda deste mentor, você pode enxergar no seu planejamento coisas que estão passando despercebidas. Ele talvez possa te cobrar um plano mais eficiente, não com o intuito de encher o seu saco, mas de te incentivar, de dar aquele empurrãozinho de que você precisa.

E não deixe de comemorar os progressos! Se você deixou de ser aquela pessoa-nota-5 e agora só tira 7 na avaliação da semana, ótimo! Ainda não chegou ao 10 dos seus sonhos? Preocupe-se primeiro em manter o 7 e não deixar a coisa escorregar e voltar ao que era antes. E vá seguindo a receita: planejar-medir-corrigir-avaliar. Siga esse ciclo e o 10 uma hora chega!

 

Não deixe que seus dias e suas semanas fiquem no piloto automático. Tome as rédeas da sua produtividade. Planeje com foco nas atividades de grande impacto. Comece os seus dias sempre mandando bala nas tarefas maiores. Aquelas que estão entre as prioridades da sua semana. E lembre-se: poucas prioridades! Meça suas conquistas semanalmente e entenda onde você pode melhorar. Planeje sempre. Siga medindo, e seu progresso será exponencial.